Kiedy firma zaczyna rozważać zmianę obsługi księgowej?
Powodem zmiany nie musi być jeden konkretny problem. Czasami sygnały pojawiają się stopniowo. Mogą to być między innymi:
- składanie deklaracji w ostatniej chwili,
- problemy z terminowym przygotowaniem MVA-melding lub a-melding,
- pojawiające się dodatkowe koszty albo tvangsmulkt,
- trudności w uzyskaniu informacji o stanie konta bankowego, wyniku firmy czy wysokości podatku,
- długi czas oczekiwania na odpowiedź,
- brak informacji podczas nieobecności księgowego,
- wstrzymywanie spraw firmy z powodu urlopu osoby prowadzącej księgowość,
- wzrost faktur bez dodatkowego wsparcia lub doradztwa,
- rozwój firmy, zatrudnianie pracowników oraz pojawienie się obowiązków związanych z wynagrodzeniami i OTP.
Zmiana może więc wynikać zarówno z problemów we współpracy, jak i z rozwoju przedsiębiorstwa oraz zwiększenia jego potrzeb.
Nowe biuro – co sprawdzić przed rozpoczęciem współpracy?
Przed rozpoczęciem współpracy należy sprawdzić, czy wybrany regnskapsfører lub regnskapsforetak posiada odpowiednie zezwolenie Finanstilsynet.
Informacje można sprawdzić w publicznym virksomhetsregister. Wyszukiwanie jest możliwe między innymi po nazwie firmy lub numerze organizacyjnym.
Jeżeli biura nie ma w tym rejestrze, nie może wykonywać usług księgowych na zlecenie.
Podstawą obecnych zasad jest Regnskapsførerloven, czyli ustawa nr 90 z 16 grudnia 2022 roku, która obowiązuje od 1 stycznia 2023 roku i zastąpiła ustawę z 1993 roku.
Co ustalić przed podpisaniem umowy?
Jeszcze przed rozpoczęciem współpracy warto jasno określić zakres obsługi oraz sposób przekazywania dokumentów i kontaktu.
Należy ustalić:
- zakres obowiązków biura,
- sposób kontaktu,
- terminy przekazywania dokumentacji,
- odpowiedzialność za składanie deklaracji,
- zasady przekazania dokumentacji po zakończeniu współpracy.
Takie ustalenia mają znaczenie również wtedy, gdy w przyszłości księgowość będzie ponownie przekazywana do innego biura.
Dokumentacja księgowa należy do klienta
Przy zmianie biura ważną kwestią jest przekazanie dokumentacji księgowej. Materiały księgowe są własnością klienta.
Zgodnie z GRFS, czyli god regnskapsføringsskikk, dokumentacja powinna zostać zwrócona na żądanie klienta lub zgodnie z postanowieniami umowy.
GRFS nie reguluje jednak tilbakeholdsrett, czyli prawa do zatrzymania dokumentacji. Biuro nie powinno powoływać się na GRFS w celu zatrzymania danych klienta z powodu niezapłaconej faktury.
Spór dotyczący płatności powinien być rozwiązywany oddzielnie, na przykład poprzez dochodzenie należności z faktury lub postępowanie windykacyjne. Nie powinien natomiast prowadzić do blokowania dokumentacji księgowej.
Przekazanie pełnej historii księgowej
Nowe biuro powinno otrzymać możliwie kompletną historię księgową firmy. Jednym z rozwiązań może być wykorzystanie SAF-T Financial.
Skatteetaten może wymagać tego formatu od firm prowadzących księgowość elektronicznie. Plik zawiera między innymi plan kont, zapisy księgowe oraz salda.
Dzięki przekazaniu historii księgowej nowe biuro może mieć możliwość zaimportowania danych bez konieczności ręcznego wprowadzania całej wcześniejszej historii.
Jakie dokumenty należy przekazać?
Przekazanie księgowości obejmuje kilka grup dokumentów i dostępów.
Dane księgowe
- eksport SAF-T,
- plan kont,
- zapisy księgowe,
- salda.
Dokumenty źródłowe
- faktury sprzedaży,
- faktury zakupowe,
- wyciągi bankowe,
- umowy,
- dokumenty dotyczące wynagrodzeń.
Salda początkowe – Åpningsbalanse
- salda rachunków bankowych,
- należności,
- zobowiązania,
- MVA,
- konta wynagrodzeń.
Ostatnie rozliczenia
- ostatnie årsregnskap,
- ostatnie MVA-melding,
- ostatnie a-melding,
- rozliczenia podatkowe, jeśli mają zastosowanie.
Dostępy do systemów
- program księgowy,
- system płacowy lub HR,
- bankowość,
- integracje.
Nie tylko dokumenty z bieżącego roku
Przy przekazywaniu księgowości nie należy ograniczać dokumentacji wyłącznie do aktualnego roku.
Zgodnie z Bokføringsloven podstawową dokumentację księgową należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku obrotowego. Niektóre dokumenty dodatkowe podlegają przechowywaniu przez 3,5 roku.
Dlatego przy zmianie biura należy uwzględnić również starszą dokumentację, która nadal znajduje się w okresie obowiązkowego przechowywania.
Dlaczego ważne są prawidłowe salda początkowe?
Jednym z elementów przekazania księgowości jest Åpningsbalanse, czyli bilans otwarcia.
Powinien on uwzględniać między innymi:
- rachunki bankowe,
- należności,
- zobowiązania,
- VAT,
- wynagrodzenia.
Prawidłowe przekazanie tych danych jest częścią przejęcia księgowości przez nowe biuro.
Kiedy zakończyć współpracę ze starym biurem?
Zakończenie współpracy z dotychczasowym biurem nie musi nastąpić przed potwierdzeniem przejęcia księgowości przez nowe biuro.
Nowe biuro powinno potwierdzić otrzymanie kompletnej dokumentacji oraz możliwość rozpoczęcia pracy. Dopiero wtedy można zakończyć współpracę z poprzednim biurem.
Ważne jest również jednoznaczne ustalenie, kto zajmuje się najbliższymi rozliczeniami oraz kto posiada dostęp do systemów.
Altinn i przekazanie dostępów
Zmiana biura księgowego nie oznacza przerwy w obowiązkach wobec norweskich organów.
Terminy składania deklaracji nadal obowiązują. Urzędy nie przedłużają ich automatycznie tylko dlatego, że firma zmienia księgowego.
Dlatego bardzo ważne są odpowiednie dostępy w Altinn. Bez właściwych uprawnień nowe biuro nie będzie mogło złożyć między innymi MVA-melding lub a-melding.
W 2026 roku nastąpiły zmiany dotyczące uprawnień w Altinn. Dotychczasowy model ról, między innymi Regnskapsmedarbeider, jest wycofywany. Od 19 czerwca 2026 roku uprawnienia nie są już przyznawane za pomocą tych ról. Dostęp odbywa się poprzez tilgangspakker oraz zarządzanie dostępami w nowym Altinn.
Nowe biuro powinno przeprowadzić klienta przez proces nadawania odpowiednich uprawnień. Po przejęciu księgowości należy również usunąć dostępy poprzedniego biura.
MVA-melding – kto składa najbliższą deklarację?
Przy zmianie biura szczególnie ważne jest ustalenie, kto złoży kolejną MVA-melding.
Standardowa deklaracja VAT obejmuje sześć okresów w roku. Termin przypada zazwyczaj miesiąc i 10 dni po zakończeniu danego okresu.
Przykładowo deklaracja za styczeń i luty jest składana do 10 kwietnia. Wyjątkiem jest okres maj–czerwiec, dla którego termin przypada 31 sierpnia.
A-melding i obsługa wynagrodzeń
W przypadku przedsiębiorstw zatrudniających pracowników trzeba również ustalić ciągłość obsługi wynagrodzeń oraz raportowania.
A-melding składa się co miesiąc, do 5. dnia kolejnego miesiąca. Jeżeli termin przypada w weekend lub dzień wolny od pracy, deklarację składa się w pierwszym dniu roboczym.
Dlatego podczas przekazywania księgowości należy jednoznacznie określić, kto odpowiada za kolejne raportowanie.
Kiedy nowe biuro może przejąć księgowość?
Jednym ze sposobów organizacji zmiany jest rozpoczęcie współpracy z nowym biurem od początku okresu księgowego.
Poprzednie biuro zamyka wtedy wcześniejszy okres, a nowe przejmuje kolejne rozliczenia.
Najważniejsze pozostaje jednak jednoznaczne określenie, kto składa poszczególne deklaracje oraz kto posiada odpowiedni dostęp do systemów.
Odpowiedzialność za rozliczenia pozostaje po stronie przedsiębiorcy
Przejęcie księgowości przez nowe biuro oznacza przejęcie określonych obowiązków związanych z prowadzeniem księgowości, ale nie przenosi odpowiedzialności właściciela firmy.
W przypadku AS za prawidłowe przestrzeganie obowiązków odpowiadają zarząd oraz daglig leder. W przypadku ENK odpowiedzialność spoczywa na właścicielu.
Umowa może określać zakres obowiązków biura oraz jego odpowiedzialność wobec klienta. W relacji ze Skatteetaten firma nadal pozostaje odpowiedzialna za prawidłowe wywiązywanie się z obowiązków.
Właściciel powinien więc monitorować terminy, kompletność dokumentacji oraz aktualność przekazywanych informacji.
Co może dać dobrze przygotowana zmiana?
Prawidłowo zaplanowana zmiana może przynieść firmie większy spokój związany z terminami, lepszy dostęp do informacji finansowych oraz sprawniejszy obieg dokumentów i informacji.
Nowe biuro powinno informować z wyprzedzeniem o obowiązkach, brakujących dokumentach oraz możliwych problemach. Aktualne dane mogą być również wykorzystywane przy podejmowaniu decyzji dotyczących firmy.
Podczas zmiany można także rozważyć sprawdzenie wcześniejszych rozliczeń, ustalenie stałej obsługi księgowej albo porównanie AS i NUF, jeżeli firma rozważa zmianę formy prawnej.
Dobrze przygotowane przekazanie księgowości
Zmiana biura księgowego nie musi być trudnym procesem. Wymaga jednak uporządkowania dokumentacji, sprawdzenia uprawnień nowego biura, przekazania dostępów oraz dokładnego ustalenia terminów i odpowiedzialności za poszczególne deklaracje.
Im wcześniej zostaną zaplanowane poszczególne etapy przekazania, tym mniejsze jest ryzyko przerw w obsłudze oraz problemów związanych z bieżącymi rozliczeniami.
Twoje Autoryzowane Biuro Księgowe w Norwegii
+47 939 82 173