1. Czas przechowywania dokumentów Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Norwegii, pamiętaj o odpowiednim zarządzaniu dokumentacją firmową. Przechowywanie dokumentów jest kluczowe i zależy od ich rodzaju – może wynosić 3,5 lub 5 lat od daty zamknięcia roku rozliczeniowego. Dokumentacja pierwotna, taka jak deklaracje roczne i deklaracje VAT, musi być przechowywana przez 5 lat od zamknięcia roku księgowego. Natomiast dokumentacja wtórna, obejmująca na przykład umowy, powinna być przechowywana przez 3,5 roku od zamknięcia roku księgowego. Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi oraz przygotowania na ewentualne kontrole.
2. Gdzie przechowywać dokumenty? Dokumenty firmowe mogą być przechowywane w siedzibie przedsiębiorstwa lub w zewnętrznej firmie zajmującej się archiwizacją dokumentów. Wybór miejsca przechowywania zależy od specyfiki działalności firmy, dostępnej przestrzeni oraz potrzeb związanych z bezpieczeństwem i łatwością dostępu do dokumentacji. Przechowywanie dokumentów na terenie firmy pozwala na szybki i wygodny dostęp w przypadku codziennej pracy lub wewnętrznych audytów. Z kolei zlecenie przechowywania zewnętrznej firmie magazynowej może być korzystne, jeśli firma potrzebuje dodatkowego bezpieczeństwa, lepszej ochrony przed utratą danych, czy większej przestrzeni na archiwizację. Firmy zewnętrzne mają również obowiązek udostępnienia dokumentów na żądanie, np. podczas kontroli urzędowych, co zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami.
3. Co w przypadku bankructwa firmy? W sytuacji ogłoszenia upadłości firmy, zarządzanie dokumentacją przechodzi w ręce syndyka, czyli osoby wyznaczonej do prowadzenia procesu upadłościowego. Syndyk ma obowiązek ocenić, które dokumenty powinny zostać zniszczone, a które muszą być zachowane i przekazane osobom uprawnionym, takim jak wierzyciele, właściciele firmy czy organy nadzorcze.
4. Jak zadbać o porządek w dokumentacji? Odpowiednio zorganizowana dokumentacja to klucz do sprawnego funkcjonowania firmy i unikania problemów podczas kontroli. Używaj segregatorów i oznaczeń, aby szybko i łatwo znaleźć potrzebne informacje.
Masz pytania? Potrzebujesz pomocy z dokumentacją? Skontaktuj się z nami!
Twoje Polskie Autoryzowane Biuro Księgowe
+47 939 82 173
Zadbaj o swoją firmę z profesjonalistami! 🙂